Van Duuren
Drie AI Collega's voor 1.000 e-mails per dag
Van Duuren
Van Duuren
Van Duuren is een internationaal transportbedrijf met aparte afdelingen voor binnenlands vervoer, groupage en deelladingen en volle vrachten. Klanten, partners en vervoerders mailen de hele dag door over zendingen, statussen, documenten en planningen, in het Nederlands, Engels en Duits.
Al die communicatie komt binnen in gedeelde mailboxen en moet worden gelezen, beoordeeld, aan de juiste zending gekoppeld en beantwoord. Met AI Collega's wil Van Duuren die stroom sorteren en ontsluiten, zonder dat medewerkers hun vertrouwde werkplek in Outlook hoeven te verlaten.
Van Duuren
Zo'n 1.000 e-mails per dag, verdeeld over 10 tot 12 mailboxen, allemaal handmatig gelezen en doorgestuurd.
Elke inkomende e-mail wordt handmatig gelezen, beoordeeld en naar de juiste afdeling doorgestuurd. Met zo'n 1.000 mails per dag over 10 tot 12 mailboxen kost dat veel tijd, en gaat er regelmatig context verloren: wie heeft wat toegezegd, welke vraag staat nog open, en om welke zending ging het ook alweer?
Het referentienummer van een zending staat vaak verstopt in de mailtekst, in een PDF-bijlage of op een foto van een label. Het koppelen aan het juiste dossier in het TMS en DMS is daardoor handwerk, en de gespreksgeschiedenis per zending is nergens compleet terug te vinden.
Maak kennis met de AI Collega’s
3 AI Collega’s die samen het werk van Van Duuren transformeren.
Leest alle mail in de gedeelde mailboxen, filtert ruis en labelt elke e-mail in Outlook op afdeling en urgentie. Gebouwd en gemeten op echte productiemail.
Filtert auto-replies, out-of-office en spam zonder tussenkomst van AI, en herkent zendingsreferenties in de mailtekst, in PDF-bijlagen en zelfs op foto's van labels.
Zoekt de bijbehorende zending op in het transportmanagementsysteem en gebruikt die context om de mail correct te classificeren.
Kent per mail een afdeling en een urgentie toe als Outlook-categorie. Medewerkers filteren erop in hun eigen mailbox, zonder extra platform of login.
Mails over schade, vermissing of klachten krijgen altijd hoge urgentie en een aparte categorie voor menselijke beoordeling. Twijfelgevallen worden gemarkeerd als te controleren.
Past een medewerker een label aan, dan blijft dat staan. Elke correctie wordt vastgelegd en gebruikt om de AI Collega gericht te verbeteren.
Maakt van elke mail een korte, feitelijke samenvatting en koppelt die aan het zendingsdossier in het DMS. Gebouwd, activering volgt in overleg met de IT-partner.
Vat elke inkomende en uitgaande mail samen in een vast format: wie mailt, wat de vraag of toezegging is, en welk punt nog openstaat. Werkt op Nederlandse, Engelse en Duitse mail.
Een controleslag checkt of elk getal in de samenvatting ook echt in de bronmail staat. Klopt het niet, dan wordt de samenvatting niet gepubliceerd.
Plaatst de samenvatting in het juiste zendingsdossier in het DMS, zodat de complete gespreksgeschiedenis per zending op één plek staat.
Mails zonder herkenbare referentie worden een week lang opnieuw geprobeerd te koppelen via het TMS en de rest van de mailthread.
Zet een concept-antwoord klaar in Outlook op basis van de gespreksgeschiedenis, de afdelingskennisbank en actuele zendingsdata uit het TMS. Gepland als volgende fase.
Combineert de kennisbank per afdeling, de zendingsdata uit het TMS en de eerdere communicatie over de zending tot een concept in de juiste taal.
Het antwoord verschijnt als concept in Outlook. De medewerker leest, past aan en verstuurt zelf.
Verzenden blijft altijd mensenwerk, net als tariefvragen en schadeafhandeling.
Verzonden antwoorden worden gekoppeld aan het zendingsdossier voor een complete geschiedenis.
Wat dit oplevert
Elke mail krijgt automatisch een afdeling en urgentie in Outlook, zodat medewerkers direct zien wat aandacht nodig heeft
Juiste afdeling herkend in 85% en juiste urgentie in 96% van de gevallen, gemeten op door Van Duuren gecontroleerde productiemail
Zendingsreferenties worden ook uit bijlagen en labelfoto's gehaald en automatisch aan het TMS gekoppeld
Schade, vermissing en klachten worden nooit gemist: altijd hoge urgentie en een aparte categorie voor een mens
Alle data blijft binnen de eigen omgeving van Van Duuren, met een volledige audit trail per mail
Hoe we dit bouwen
Kick-off & omgeving
Analyse van de e-mailstroom en inrichting van de eigen serveromgeving samen met de IT-partner van Van Duuren.
AI E-mail Classificatie Collega
Bouw van de pijplijn voor mailbox-monitoring, ruisfilter, referentie-extractie, TMS-verrijking en labeling in Outlook.
Meten op echte mail
Vijf meetrondes op een door Van Duuren gecontroleerde testset: van 47% naar 85% juiste afdeling en van 55% naar 96% juiste urgentie.
AI E-mail Samenvatting Collega
Bouw van de samenvattingen met controleslag op getallen, koppeling aan zendingen en publicatie in het DMS. Activering volgt.
Livegang & concept-antwoorden
Gezamenlijk go-live besluit voor de productiemailboxen, daarna bouw van de AI Concept-antwoord Collega als derde fase.
Kick-off & omgeving
Analyse van de e-mailstroom en inrichting van de eigen serveromgeving samen met de IT-partner van Van Duuren.
AI E-mail Classificatie Collega
Bouw van de pijplijn voor mailbox-monitoring, ruisfilter, referentie-extractie, TMS-verrijking en labeling in Outlook.
Meten op echte mail
Vijf meetrondes op een door Van Duuren gecontroleerde testset: van 47% naar 85% juiste afdeling en van 55% naar 96% juiste urgentie.
AI E-mail Samenvatting Collega
Bouw van de samenvattingen met controleslag op getallen, koppeling aan zendingen en publicatie in het DMS. Activering volgt.
Livegang & concept-antwoorden
Gezamenlijk go-live besluit voor de productiemailboxen, daarna bouw van de AI Concept-antwoord Collega als derde fase.
Geen apart platform, geen extra login. De AI Collega's werken in Outlook, het TMS en het DMS die het team al gebruikt, en de mens houdt altijd het laatste woord.
Na livegang van de classificatie en samenvattingen volgt de AI Concept-antwoord Collega: statusvragen, documentverzoeken en planningsbevestigingen als kant-en-klaar concept in Outlook.
Benieuwd wat een AI Collega voor jouw organisatie kan betekenen?
Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek de mogelijkheden.
Bekijk ook
Ontdek hoe andere organisaties werken met AI Collega's.
